Política de Privacidade
CÍVICA CONTÁBIL LTDA
1. INTRODUÇÃO
(a) Na CIVICA CONTABIL LTDA, privacidade e segurança são prioridades. Nos comprometemos com a transparência do tratamento de dados pessoais dos nossos clientes, prestadores de serviços e fornecedores. Por isso, a presente Política de Privacidade estabelece como é feita a coleta, uso e transferência das informações coletadas.
(b) Ao utilizar os serviços da CIVICA CONTABIL LTDA, os titulares estão cientes que serão coletadas e usadas suas informações pessoais nas formas descritas nesta Política, sob as normas de Proteção de Dados (LGPD, Lei Federal 13.709/2018), das disposições consumeristas da Lei Federal 8.078/1990 e as demais normas do ordenamento jurídico brasileiro aplicáveis.
(c) Dessa forma, a CIVICA CONTABIL LTDA, daqui em diante denominada como “CIVICA CONTÁBIL”, inscrita no CNPJ/MF sob o nº 42.868.531/0001-40, no papel de Controladora de Dados, obriga-se ao disposto na presente Política de Privacidade.
2. OBJETIVO
Essa Política de Privacidade tem por objetivo proteger os interesses dos titulares de dados pessoais e dados pessoais sensíveis (“Dados”), identificando quais são os dados coletados; qual é a finalidade da coleta, qual é o tratamento conferido aos Dados, estabelecendo como é feita a sua coleta, tratamento e transferência.
3. DEFINIÇÕES
3.1. Controlador – Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado a quem compete as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais;
3.2. Dado pessoal – Informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável;
3.3. Dado pessoal sensível – Dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.
3.4. DPO – Data Protection Officer – Encarregado de Dados;
3.5. LGDP – Lei 13.709/2018, Lei Geral de Proteção de Dados
3.6. Operador – Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de Dados Pessoais em nome do Controlador;
3.7. Titulares – Pessoas naturais a quem se referem os Dados Pessoais que são objeto de tratamento, referenciados nesta política como (“Titular Colaborador”) para pessoas físicas colaboradores da “CIVICA CONTÁBIL”; (“Titular Cliente”) para pessoas físicas e jurídicas clientes da “CIVICA CONTÁBIL”, que utilizam os serviços contábeis, fiscais, societário e de departamento pessoal; (“Titular Terceiro”) para pessoas físicas empregados do “Titular Cliente”; (“Titular Indireto”) para pessoas físicas vinculadas em operações financeiras e ou fiscais ao “Titular Cliente”; (“Titular Fornecedor”): para pessoas físicas e jurídicas fornecedores e prestadores de serviços da “CIVICA CONTÁBIL”.
4. CAMPO DE APLICAÇÃO
Esse procedimento é aplicável a todos os departamentos e todos os empregados da “CIVICA CONTÁBIL”.
5. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018).
6. DA PROTEÇÃO DE DADOS
6.1. Da Coleta de Dados dos Titulares
6.1.1. “Titular Colaborador”: A “CIVICA CONTÁBIL” coleta os seguintes dados pessoais dos “Titulares Colaboradores”: Nome, Nome Mãe, Nome Pai, Sexo, Data De Nascimento, Escolaridade, Cor/Raça, Estado Civil, Local De Nascimento, Endereço, Telefone, CPF, PIS, RG, Título De Eleitor, Reservista, CNH, Número De Dependentes, Atestado Médico Admissional.
6.1.2. “Titular Cliente”: A “CIVICA CONTÁBIL” coleta os seguintes dados pessoais dos “Titulares Clientes”: quando pessoa jurídica, Razão Social, CNPJ, Endereço; quando pessoa física, Nome Completo, CPF, Endereço, Telefone, E-mail, Escrituras, Informes De Rendimentos E Financeiros, Documentos De Veículos, RG. Dados dos dependentes, Data de Nascimento, Despesas Médicas, Copia Da Própria Declaração De IRPF, Naturalidade, Estado Civil, Dados de Acesso Sistema de Gestão.
6.1.3. “Titular Terceiro”: A “CIVICA CONTÁBIL” coleta os seguintes dados pessoais dos “Titulares Terceiro”: CPF, RG, Comprovante de Endereço, CNH, Certidão de Casamento, Certidão de Nascimento dos Menores (Dependentes), Cartão de Vacinação dos Menores, PIS e CPF do Dependente, Atestados e Laudos Médicos, dados da jornada de trabalho.
6.1.4 Titular Indireto”: A “CIVICA CONTÁBIL” neste contexto, coleta apenas os dados fornecidos pelo “Titular Cliente” que compreende, mas não se limita à: Nome, CPF e operação financeira/fiscal realizada junto ao “Titular Cliente”;
6.1.5 “Titular Fornecedor”: A “CIVICA CONTÁBIL” coleta os seguintes dados pessoais dos “Titulares Fornecedores: CPF, RG, Nome, Razão Social, Endereço, Telefone, E-mail.
6.2. Meios de Coleta
Os meios de coleta de dados são: E-mail, WhatsApp Corporativo, Sites de Prefeituras e Governo, através de ferramentas integradas a sistemas ERPs, Malotes e envelopes fornecidos pelos “Titulares Clientes”, “Titulares Fornecedores”, “Titulares Indiretos” ou “Titulares Colaboradores” para auxílio na execução de contratos e cumprimento de obrigações legais.
Em todos os processos de tratamento de dados, são coletados dados estritamente necessários para atendimento as legislações vigentes e fornecidos pelos Titulares.
6.3. Da Finalidade
6.3.1. Dados dos “Titulares Colaboradores”:
A finalidade de coleta e tratamento de Dados pela “CIVICA CONTÁBIL”, enquadrada como CONTROLADORA dos dados neste processo de tratamento de dados é fundamentada estritamente para fins de:
a) Obrigações Fiscais e Execução de Contratos decorrente ao vínculo de emprego;
b) Cumprimento de obrigações legais.
Como obrigações legais se encontram as determinações das leis trabalhistas, normas coletivas do trabalho e de saúde e segurança ocupacional, e também as normas previdenciárias, de renda, para o fim de apuração e recolhimento de encargos trabalhistas e cumprimento de obrigações acessórias.
Como obrigações contratuais se encontram as obrigações definidas individualmente nos contratos de trabalho, como gestão de informações de escala, horário e local de trabalho, habilitação de recursos de tecnologia e controles internos.
6.3.2. Dados dos “Titulares Clientes”:
A finalidade de coleta e tratamento de Dados pela “CIVICA CONTÁBIL”, enquadrada como CONTROLADORA dos dados neste processo de tratamento de dados é fundamentada estritamente para fins de:
a) Obrigações Fiscais, Execução do Escopo de Contratos e Faturamento;
b) Prestação de serviços contábeis, fiscais, societário, de consultoria financeira e de departamento Pessoal.
c) Quando pessoa física, elaboração do Imposto de Renda;
d) Campanhas de Marketing por e-mail automatizados através de aplicativo.
6.3.3. Dados dos “Titulares Terceiros”:
A finalidade de coleta e tratamento de Dados pela “CIVICA CONTÁBIL”, enquadrada como Operadora dos dados neste processo de tratamento de dados é fundamentada estritamente para atuar em nome do CONTROLADOR para fins de:
a) Obrigações Fiscais e Execução de Contratos decorrente ao vínculo de emprego com o CONTROLADOR;
b) Cumprimento de obrigações legais e regulatórias.
Como obrigações legais se encontram as determinações das leis trabalhistas, normas coletivas do trabalho e de saúde, e também as normas previdenciárias, de renda, para o fim de apuração e recolhimento de encargos trabalhistas e cumprimento de obrigações acessórias.
6.3.4. Dados dos “Titulares Indiretos”:
A finalidade de coleta e tratamento de Dados pela “CIVICA CONTÁBIL”, enquadrada como Operadora dos dados neste processo de tratamento de dados é fundamentada estritamente para atuar em nome do CONTROLADOR para fins de:
a) Obrigações Fiscais e Execução de Contratos decorrente ao vínculo fiscal/financeiro com o CONTROLADOR;
6.3.5. Dados dos “Titulares Fornecedores”:
A finalidade de coleta e tratamento de Dados pela “CIVICA CONTÁBIL”, enquadrada como CONTROLADORA dos dados neste processo de tratamento de dados é fundamentada estritamente para fins de:
a) Obrigações Fiscais, Execução do Escopo de Contratos e Contas a Pagar;
6.4. Do Consentimento
O consentimento é a manifestação livre, informada e inequívoca pela qual os “Titulares” autorizam a “CIVICA CONTÁBIL” a tratar seus dados.
O consentimento para a coleta e tratamento dos dados pelos “Titulares”, com exceção das hipóteses legalmente admitidas, que dispensam o consentimento, é obtido dos termos de consentimentos, acordos de tratamento de dados utilizados no momento da coleta e contratos firmados entre a “CIVICA CONTÁBIL” e Titulares, autorizando expressamente o tratamento de seus dados pela “CIVICA CONTÁBIL”.
Ao utilizar os serviços da “CIVICA CONTÁBIL” e fornecer seus dados pessoais, os Titulares estão cientes e consentindo com as disposições desta Política de Privacidade, além de conhecer seus direitos e como exercê-los.
A qualquer tempo e sem nenhum custo, é possível a revogação do consentimento, que poderá ser realizada mediante a notificação por e-mail através do endereço privacidade@civica.com.br
A revogação do consentimento para o tratamento dos dados pode implicar a impossibilidade da performance adequada de alguns serviços da “CIVICA CONTÁBIL” que dependam de tal operação. Tais consequências serão informadas previamente.
Na qualidade de OPERADORA de dados, ressaltamos que o CONTROLADOR dos dados é quem atua no consentimento e demais bases legais junto aos titulares dos dados, neste contexto para os “Titulares Terceiros” e “Titulares Indiretos”, o “Titular Cliente” é quem regulamenta o direito ao tratamento dos dados junto a tais titulares.
6.5. Do Armazenamento e Proteção
Os Dados dos Titulares são armazenados em bancos de dados e diretórios seguros e rastreáveis da “CIVICA CONTÁBIL”, ambiente de rede em nuvem privada, exclusiva da “CIVICA CONTÁBIL” com acesso controlado e restrito. Os acessos são disponibilizados apenas aos usuários que necessitam destes Dados para o exercício de suas funções, exclusivamente para atendimento de obrigações legais e do escopo do contrato de serviços e consentimentos.
A “CIVICA CONTÁBIL” se compromete a adotar as melhores políticas para evitar incidentes de segurança. Contudo, é necessário destacar que nenhum banco de dados é inteiramente seguro e livre de riscos. É possível que, apesar de todos os protocolos de segurança, problemas de culpa exclusivamente de terceiros ocorram, como ataques cibernéticos de hackers.
Em caso de incidentes de segurança que possam gerar risco ou dano relevante para os Titulares, a “CIVICA CONTÁBIL” comunicará imediatamente aos afetados e à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) sobre o ocorrido, em consonância com as disposições da Lei Geral de Proteção de Dados.
6.6. Da Eliminação dos Dados
Após a expiração do prazo de guarda definido por obrigação legal ou pela política da “CIVICA CONTÁBIL”, ou manifestação dos Titulares, os dados serão completamente eliminados dos sistemas, computadores e servidores da “CIVICA CONTÁBIL”.
Os documentos armazenados pelo meio físico são triturados antes de serem descartados.
A “CIVICA CONTÁBIL” adota um controle de descarte de mídias em observância as recomendações da ANPD.
6.7. Do Processamento dos Dados Pessoais
Todos os meios de coleta são protegidos de acordo com a política de segurança da informação da “CIVICA CONTÁBIL” que, entre outros, estabelece que e-mails são criptografados e rastreados pelas melhores ferramentas de governança corporativa de dados em atendimento aos requisitos da LGPD.
Há exigência de complexidade no uso de senhas e autenticação multi fator sempre que possível pelas ferramentas.
Os Dados são processados nos sistemas de Operadores, hospedados em datacenters TIER III, no Brasil, acessíveis exclusivamente por meio de VPN com chaves privadas de criptografia de exclusividade da “CIVICA CONTÁBIL”.
Os malotes e envelopes são evitados pelo “CIVICA CONTÁBIL”, contudo, em eventual necessidade são lacrados para identificação de violação no transporte.
6.8. Do Compartilhamento
Há o compartilhamento de dados de forma exclusiva com os portais disponibilizados pelos governos federal, estadual e municipal para atendimento de obrigações acessórias legais do “Titular Cliente”, “Titular Terceiro’”, “Titular Fornecedor” e “Titular Colaborador”. São também compartilhados com as instituições bancárias para processamento de pagamentos.
Ressaltamos que o compartilhamento de dados é feito apenas em relação aos dados essenciais para o cumprimento de cada obrigação, utilizando os meios e ferramentas disponibilizadas pelas entidades governamentais e bancárias recebedoras dos dados.
Outras hipóteses em que os Dados poderão ser compartilhados:
a) Determinação legal, requerimento, requisição ou ordem judicial, com autoridades judiciais, administrativas ou governamentais competentes;
b) Caso de movimentações societárias, como fusão, aquisição e incorporação, de forma automática;
c) Proteção dos direitos da CIVICA CONTÁBIL em qualquer tipo de conflito, inclusive os de teor judicial.
d) Operadores de tecnologia, hospedeiros de dados digitais para tratamento exclusivo do “CIVICA CONTÁBIL”.
6.9. Do Prazo de Retenção
Os Dados coletados são utilizados e armazenados durante o tempo necessário exigido por obrigação legal ou definido pela política interna da “CIVICA CONTÁBIL” ou manifestação dos Titulares, desde que não conflitem com obrigações legais e regulatórias.
Findado o período de armazenamento dos Dados Pessoais, estes serão excluídos das bases de dados ou anonimizados, ressalvadas as hipóteses legalmente previstas no artigo 16 da Lei Geral de Proteção de Dados, a saber:
a) Cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;
b) Estudo por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais;
c) Transferência a terceiro, desde que respeitados os requisitos de tratamento de dados dispostos na LGPD; ou
d) Uso exclusivo do controlador, vedado seu acesso por terceiro, e desde que anonimizados os dados.
Assim, as informações pessoais que sejam imprescindíveis para o cumprimento de determinações legais, judiciais e administrativas e/ou para o exercício do direito de defesa em processos judiciais e administrativos serão mantidas, a despeito da exclusão dos demais dados.
6.10. Da Violação De Dados
Qualquer violação de Dados e privacidade estão sujeitas às sanções estipuladas pela LGPD e pelas sanções definidas por regulamento interno da “CIVICA CONTÁBIL”.
6.11. Do Encarregado de Dados
A “CIVICA CONTÁBIL” possui um encarregado de proteção de dados pessoais, que é responsável por:
a) Manter essa Política de Privacidade de Dados atualizada, conforme determinação legal e do Titular;
b) Treinar os prestadores de serviço da “CIVICA CONTÁBIL” sobre novas orientações, revisar procedimentos e fiscalizar a atuação correta;
c) Receber reclamações e comunicações dos Titulares, prestar esclarecimentos solicitados e adotar providências necessárias diante da solicitação ou reclamação realizada;
d) Orientar, com periodicidade de 12 (doze) meses, e a cada atualização legal sobre o tema, os prestadores de serviço a respeito das práticas em relação à proteção de dados pessoais; e
e) Executar as demais atribuições determinadas pelo controlador ou estabelecidas em lei.
6.12. Contato do Encarregado
Caso os Titulares tenham dúvidas sobre esta Política de Privacidade ou sobre os dados pessoais tratados, é possível entrar em contato com o Encarregado de Proteção de Dados Pessoais, através do seguinte e-mail: privacidade@civica.com.br
6.13. Dos Direitos do Titular
a) Confirmar a existência de tratamento de dados, de maneira simplificada ou em formato claro e completo, assegurado o prazo legal nesta última hipótese;
b) Acessar seus dados, podendo solicitá-los em uma cópia legível sob forma impressa ou por meio eletrônico, seguro e idôneo;
c) Corrigir seus dados, solicitando a sua edição, correção e/ou atualização;
d) Limitar seus dados quando desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a legislação através da anonimização, bloqueio ou eliminação;
e) Solicitar a portabilidade de seus dados, através de um relatório de dados cadastrais que a CIVICA CONTÁBIL trata a seu respeito;
f) Eliminar seus dados tratados a partir de seu consentimento, exceto nos casos previstos em lei;
g) Revogar seu consentimento, desautorizando o tratamento de seus dados;
h) Informar-se sobre a possibilidade de não fornecer seu consentimento e sobre as consequências da negativa.
6.14. Princípios da LGPD
Essas regras se aplicam independentemente do local de armazenamento dos dados. Para cumprir a lei, os Dados devem ser coletados e tratados de forma clara e justa, armazenados com segurança e não tratados ou divulgados de forma ilegal.
Esta política de proteção de dados busca garantir que a “CIVICA CONTÁBIL”:
a) Cumpra as leis de proteção de dados e segue as boas práticas;
b) Proteja os direitos de clientes, prestadores de serviços e parceiros;
c) É aberta sobre como armazena e processa dados de indivíduos; e
d) Protege-se do risco de violação de dados.
6.15. Responsabilidade
A “CIVICA CONTÁBIL” prevê a responsabilidade dos agentes que atuam nos processos de tratamento de Dados, em conformidade com os artigos 42 ao 45 da Lei Geral de Proteção de Dados.
Ainda, a “CIVICA CONTÁBIL” se compromete a manter esta Política de Privacidade atualizada, observando suas disposições e zelando por seu cumprimento
A “CIVICA CONTÁBIL” também assume o compromisso de buscar condições técnicas e organizativas seguramente aptas a proteger todo o processo de tratamento de dados.
Caso a Autoridade Nacional de Proteção de Dados exija a adoção de providências em relação ao tratamento de dados realizado pela “CIVICA CONTÁBIL”, está se compromete a segui-las.
7. VIGÊNCIA
A atual versão da Política de Privacidade foi formulada em 14/04/2022 e atualizada pela última vez em 14/04/2022.
As versões dessa Política de Privacidade, com a indicação de sua vigência, são informadas no item 9 deste documento, denominado “Histórico de Revisões”.
Fica estabelecido o critério mínimo de periodicidade de revisão da Política de Privacidade a cada 12 (doze) meses, reservado o direito/dever de atualização a qualquer tempo, principalmente em função da adequação sobre eventuais alterações legislativas.
8. ATUALIZAÇÃO E CONSENTIMENTO
O Titular terá livre acesso à Política de Privacidade atualizada por meio do endereço eletrônico
https://www.civica.com.br/politica-de-privacidade/
Poderá também solicitar por e-mail uma cópia desta política de privacidade, no seguinte endereço eletrônico privacidade@civica.com.br
A “CIVICA CONTÁBIL” tem o direito de atualizar e modificar essa Política de Privacidade a qualquer tempo, principalmente em função da adequação a eventuais alterações feitas em seus serviços ou em âmbito legislativo.
Assim, é recomendado que os titulares a revisem com frequência.
Eventuais alterações entrarão em vigor a partir de sua publicação, e ao utilizar os serviços da “CIVICA CONTÁBIL” e fornecer seus dados pessoais após tais modificações, os Titulares com elas consente.
São Paulo/SP, 12 de maio de 2022.